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議事録は自分を助ける武器になる!打ち合わせで役立つ議事録の書き方とコツ!

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*2018年6月5日一部内容修正

こんにちは!脱サラしてフリーランスとなったアキトです。今回は打合せや会議などで何かと下っ端が書かされる議事録の書き方についてお話ししたいと思います。

私も5年間務めた以前の会社で新入社員だった時は先輩に議事録書けよ!と言われて苦労した記憶があります。
私の様に先輩から議事録を書けと言われて、「そんな簡単に書ける訳ないだろ!」と悲鳴をあげている方々に少しでも希望の光を与えられる記事を書いていきたいと思います。

議事録はなぜ必要なのか


「そもそも議事録って書く必要はあるの?」
と思う方も多いと思います。
私の経験からすると答えはYESです。普段の客先との打ち合わせや会議などでは自分のノートに書き留めておけば良いと思いますが、客先と大きな仕事や重要な会議なのでは議事録を書く必要があると思います。

客先との打ち合わせでは、仕事の規模が大きくなればなるほど、議事録が後々、自分を助けてくれます。打ち合わせの時には、お客様から言われた重要な要求、仕事の範囲など色々な情報が飛び交うと思います。

長い仕事になってくれば、打ち合わせの回数も多くなり、その都度内容を書き留めておかないと、お客様から「あの時こう言ったのに反映されていない」など、言った言わないのトラブルになる可能性もあります

そうした時に議事録に残しておけば、その当時の話はこういう内容で、今言われている指示は受けていないという事を、お客様に提示し、自分を守ることができるのです。

会議の時も同様に上司は指示したと思っていても実際は忘れていて、「会議の時に指示しただろう!」と攻められたとしても議事録に残しておけば、上司が指示していなかったという事がわかるので自分の潔白を証明することができます。

議事録とは仕事を円滑に進めるのと、自分を守る為の武器になるのです。そうしたことから議事録は書く必要があると言えるのです。

議事録の書き方

議事録の重要性は分かって頂けたと思うのですが、ただ議事録を書いても意味がありません。議事録は自分を守る重要なエビデンスになるので、しっかり打合せや会議の内容を書いておく必要があります。また、あとから誰が読んでも、きちんと内容が理解でき、簡潔に書いてあるかが重要です

しかし、打ち合わせをしながら議事録を書くというのは、とても大変なことだと思います。しかし、書き方のコツさえ掴んでしまえば議事録は難しいものではありません。今回はそのコツを紹介したいと思います。

①まずは表紙を先に書いておく

議事録は打合せの時に書き終えることが前提なので書く項目を減らして議事内容に集中することが大切です。その為に少しでも無駄な作業を減らすために、事前に分かる情報は議事録に記載してから打合せや会議に臨みましょう

上の議事録のテンプレートを観て頂ければわかりますが、議事録の表紙には打合せタイトルや日付、打ち合わせ場所、打ち合わせの参加者を記入する欄があると思います。
事前にわかる情報は打合せの前に記入しておきましょう。

②受領書類、提出書類も記入しておく

意外と議事録に書いていない方が多いのですが、打合せの際に客先から受領した資料や、逆にこちらから提出した書類は必ず議事を書く前に記入しておきましょう。これは「書類を貰った貰わない」「書類を提出した、提出していない」などのトラブルを避ける為でもあります。
書き方の例としては以下の通りです。

・受領書類:2部(施工図面、システム図)
・提出書類:なし

上記、緑の囲い部分の様に議事の最初に記入してください。部数もそうですが、どんな書類かも記入しておくのがポイントです。仕事が長くなると打合せのどのタイミングで資料を貰ったか、提出したかが問題になることもあるからです。

私も納期の関係で客先から、どのタイミングで仕様変更の書類を貰ったかで揉めたことがあります。私がミスしていた訳ではなく、客先の方で仕様変更の書類を私に提出していなかった為、後になってから仕様の変更を知らされて、納期も当初の通りにしてくれと無理難題を言われました。

その際に、このタイミングで仕様変更の書類を貰っていたんだから、納期は間に合わないと議事録に書いてあれば強く言えたのですが、何も残っていなかったので、こちらが泣く羽目になりました。きちんと議事録に客先から書類を貰った事を書いておけばと思うと悔しいです。

③議事内容は6W3H!

以前も別の記事で書きましたが議事の内容にも6W3Hが大切です。

6W3Hとは
・Who(誰が)・When(いつ)・Where(どこで)・What(何を)・Why(なぜ)
・Whom(誰に)・How(どのように)・How many(どのくらいの量で)
・How much(いくらか)

詳しい説明については以下の記事を読んでみてください。

あとで議事録を読み返したときに6W3Hで内容が書かれていると分かりやすくて、必要な情報はすべて網羅できると思います。

逆に、打合せをしていて6W3Hの内容が聞けていないなと思えば、その部分を確認することもできるので、聞き漏れがなくなります。

④担当と期日は必ず記載する

これも重要な内容になります。誰がこの議事内容について担当をするのか、それをいつまでに行うのかを必ず議事録に記載します。例えば以下の通りです。

・必要な機器の台数や仕様はお客様から連絡を貰う   担当:お客様 期日:10/7
・今回の打ち合わせに沿った見積書を提出する。    担当:弊社  期日:10/16

この様に記載しておけば誰がこの内容を担当していつまでに完了させるのか、お互いに確認できます。この担当というのが、とても大切です。誰が、この仕事の担当なのか、すなわち所掌範囲を決めておくことで「この範囲の仕事はお客様の所掌です」と示しておくと後から所掌範囲でトラブルになった時に「あの時の打ち合わせで所掌範囲は決めています」と主張することができます。

⑤担当者や責任者のサインを貰う

議事録は基本的に打合せの最後に客先の担当者に内容を確認してもらって担当者のサインを必ずもらってください

サインと貰わないと議事録の意味がありません。トラブルになった時に担当者も確認していた内容だと示すごとができるからです。

担当者のサインがあることで、エビデンスとしての効力が出てくるのです。

内容がまとめきれなくなったら

議事録を書いているとどうしても打合せの進行と議事録が追い付かなくなる時があると思います。「話を聞きながら頭の中で整理をして、整理した内容を書く」とやっていれば議事録に書けなくなってきてしまうと思います。

そうした時は、打ち合わせのノートにポイントだけ記入しておき、打ち合わせの最後に少し時間を貰って書ききれなかった部分を議事録にまとめてしまえば良いのです。
どうしても、お客様が待てないという事であれば、会社に戻ってから、その後に議事録をまとめてその日のうちに担当者に議事録を添付してメールで送りましょう。

メールで送るときは必ず内容を確認して間違えないとう内容のメールを返信して貰うようにしましょう。そうしないと、あとで担当者が確認していないと言われてトラブルの時に自分を守る議事録の意味がなくなってしまいます。

何度も言いますが、その日のうちに議事録は担当者に送って、次の日には担当者に確認の電話をするなどして議事録を見てもらったかを聞いておきましょう。次の日にこだわるというのは、どうしても人の記憶はあいまいになってくるので、記憶が新鮮なうちに担当者に確認してもらって間違え等があった場合は指摘をもらい、修正した議事録を送るようにしましょう。

まとめ


まとめとして議事録を書く上で大切な事をあげておきます。

重要ポイント

①議事録の表紙は分かる範囲で打合せ前に書いておく。

②受領書類、提出書類も記載する(部数や資料の名称)

③議事の内容は6W3Hで書く

④議事項目には担当と期日をそれぞれに記入する。

⑤議事内容を確認してもらい担当者や責任者のサインを貰う。

議事録は自分をトラブルから守る為に重量なアイテムになります。やはり慣れないと頭の中で整理してそれをアウトプットするという作業が難しいと感じ、最初は面倒で時間はかかると思いますが、書き慣れてくればスラスラかけるようになります。

議事録はトラブルを回避するという部分と、自分で忘れてしまっていた項目を再確認できるという部分がり良い事尽くしです。私も仕事をしていて議事録に何度も助けられました。
皆様も仕事を円滑にすすめる為に議事録を書いみてください。

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