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アポを取る必要はあるの?アポの必要性と取り方。

*2019年4月9日一部内容修正

こんにちわ!営業は3年頑張って続けていけば楽しいなと思い始められる職種だと感じているアキトです。

今回は営業活動をしていると悩まされるアポイントを取るべきか、取らないべきかについてお話したいと思います。

私もかれこれ8年間、営業をしていますが、アポを取るか取らないで迷う時が多々あります。
電話をしても忙しいからと会ってくれないお客様も中にはいる為、その様なお客様へアポを取らずに会いに行き嫌な顔をされ関係を悪くしてしまった事もあります。

そしてアポを取る事は慣れていないと、とても難しい作業でもあります。しかし、アポを取ることはお客様へ対して一番最初に示す誠意だと私は思っています。なぜアポ=誠意になるのかは後ほどお伝えします。

私が8年間、営業活動をしてきた中で学んだ、アポの大切さやアポの取り方を皆さんにお伝えしたいと思います。

この記事がアポの取り方で困っている方のお役に立てれば幸いです。

アポってやっぱり取るべき?

お客様の所に行く際にアポを取るか取らないかで悩むなら、
アポは取った方が絶対に良いです。

それは何故か!?例えば、あなたの元にアポを取らないで営業マンがやって来たとします。
その時あなたが丁度、期日間際の仕事に追われていて面会なんてしている時間がない場合「なんでこのタイミングで来るんだよっ!こっちは忙しいんだよっ!」とイラっとしますよね。

しかし、その営業マンが日頃から付き合いがあって顔見知りだとしても、そんな忙しい状況で来られたら、良い気持ちはしませんよね。逆に嫌な印象が残ってしまうかもれません。それが、飛び込み営業だったら最悪のパターンです。

自分がやられて嫌なことを、お客さんに対して行っていると考えれば、やはりアポを取るべきだとわかると思います。確かに、お客さんによってはアポの電話を入れても忙しいからと断れれてしまう事が多いから、電話をしないで会いに行った方が「来ちゃったんだら仕方ない」と会ってくれる方もいるかもしれません。

しかし、ただ会いに行くだけの目的で、面会するお客さんに対し有益な情報を持ち合わせていないまま会いに行けば、「お前は何をしにきた」と更に嫌な印象を与え「絶対にお前とは会わないっ」となってしまうかもしれません。

それは営業として一番避けたいことです。そうならない為にも必ずアポを取って訪問した方が賢明な対応だと思います。

アポ=お客様に対する誠意

先ほどアポイントを取ることは営業活動をする上で、お客様に対する最初の誠意とお話ししました。これはどういう事なのか説明していきたい思います。

お客様も私たちと一緒で一日は24時間しかありません。その間で一般的には時から17時までが就業時間。限られた時間の中で一日のスケジュールを立てて定時までに目標の仕事を終わらせるようにしています。

そうした中でアポも取らずに営業マンが突然やってきてら、どうでしょうか?
その人の一日のスケジュールは狂い、仕事は終わらなくなってしまい良い事が一つもありません。

私たち営業マンはその人の限られた就業時間の一部を頂くのです。貴重な時間を頂くのです。

ちょっと時間が空いた、余ったから、このお客さんの所に行こうと軽い気持ちで私たち営業マンはお客さんの所に行ってしまう事もあると思います。しかし、訪問されるお客様にとってはそんな軽い気持ちで来られた奴に貴重な時間をあげたいなんて思いません。

そうやってお客さまの立場に立って考えたら事前にアポを取り、会いに行くことが礼儀ではないだろうかと思わないでしょうか?なので私はお客様の限られた貴重な時間を頂いているんだと考え、アポ=お客様に対する誠意であると思う様になりました。

アポを取るか取らないかはお客様の性格で決める

アポは取った方が良いと言いましたが、実際にアポを取らないで行くお客様も勿論います。それはある程度、お互いの性格や一日の仕事の流れを把握しているお客様です。

この時間帯ならお客さんも時間が作りやすい、休憩時間だ!などお客さんの仕事の流れが決まっている方なら、その時間帯にひょっこり顔を出せば会ってくれると分かっている事が前提です。

また、お客さんから「いつでも来てよ」と日頃から言われていて、突然行っても嫌な顔をせずに会ってくれる方ならアポを取らなくても良いと思います。そういう人は手が離せない状況でも「今忙しいからごめんね、また今度来てくれるかな?」と言ってくれる方が多いと思います。

この様なお客さんはなかなか作れるもではありませんが、営業として何人か居てもらえたら幸せなことです。

アポを取らないでも会ってくれる世代を見極める

営業をしていると、どうしてもアポを取らないで行かなければならない時もあります。
飛び込み営業であったり、今日注文を貰わないと納期が間に合わないなどの不測の事態の場合です。

そんな時に参考にしたいのが、お会いする予定のお客さんの世代です。
20代~40代の方は自分の仕事のリズムを崩されたくないというお客さんが多いので飛び込み営業やアポを取らない営業マンを煙たがる傾向があります。

50代~60代以上の方は営業は飛び込んでなんぼ!どんどんお客さんの所にいって顔を売るのが営業の仕事だと考えている方が多いです。なので、意外とアポをと取らないで会いに行ったとしても最初は嫌な顔をされることもありますが、最終的には時間を作ってくれます。

あくまでも私の個人的な感覚ですので、すべての方に適応できるものではないのです。参考までに頭の片隅に置いておいて頂ければと思います。

慣れたお客様でもアポは取ろう

「いつでも来ていいよ」と言ってくれたり、突然言っても笑顔で会ってくれるお客さんであっても会いに行く一時間前に電話を一本「これからお会いに行ってもいいですか?」と確認を入れるのが礼儀だと思います。

できれば前日に「この時間帯にお伺いしてもいいですか?」と連絡を入れる方が良いと思います。〝親しき中にも礼儀あり”です。そういった誠意を見せればお客様からの信頼も同時に得ることが出来ると思います。

アポの取り方

会った事がないお客様や、付き合いが浅いお客様にアポを取るのは、とても緊張するし、難しい事でもあります。しかし、営業は一番最初のコンタクトの方法が大切です。アポなしに飛び込んで嫌な印象を与えてしまうと、その印象を払拭するのに多くの時間を費やします。

そのリスクに比べればアポを取る方が遥かに楽なことです。リスク回避の為にアポの正しい取り方をこれから説明していきたいと思います。

アポを取るときは有益な情報があると伝える

まず、アポを取り付けるために必要なことは相手が私たち営業マンと会って利益があるといことをどう伝えるかが大切です。

ただ挨拶がしたいから時間をくださいと言っても忙しいから無理と言われてしまうのが落ちです。先ほども言いましたがお客様は限られた時間の中で私たち営業マンの為に時間を作ってくれるのです。そんな貴重な時間を割いても会いたいと思ってもらえるネタを提供しないと、そう簡単には会ってはくれません。

お客様が「おっ!話を聞いてみたい」と思ってもらうネタを提供するにはお客様がどんな仕事をしていて、どのような事に困っていそうかをリサーチする必要があります。その困っている問題を解決できそうな情報や商品なら喜んで時間を作ってくれると思います。

例えば、「生産性が向上するような商品があります」「利益が向上するような商品があります」「節税できる商品があります」など、その方が仕事をする上で聞いてみてもいいかなと思えることをアポを取るときに小出しにして伝えると良いと思います。

アポを取るときは全てを言わない

いくらお客様の事をネット等で良く調べたからといって、最初からドストライクな情報を提供できるなんてごく稀です。

しかし、何も調べず手当たり次第に「良い商品があるので会ってください」と伝えるよりも「お客様の行われている〇〇の事業で効率が格段にアップし、利益が向上する商品があるのでご紹介させてください」と、少し具体的な事を盛り込めれば打ち合わせをする時間を頂ける確率が格段に上がります。

そして最初のアポ取りはとにかくお客様に会いたいと思ってもらえることが大切です。なのでアポを取るときに情報をすべて開示しないことが重要です。

ドラマやバラエティーの予告って、すべてを見せませんよね。一番おもしろそうだなと思う所を抜き取って「続きが気になる!見てみたい」と思えるように編集されているのが予告だと思います。アポもそれと同じです。

お客様に「なんかいい情報が聞けるかも!続きが知りたい!会ってみようかな」と思わせられる情報だけ開示すればいいのです。

全てを電話で話してしまうと、「そんな情報ならいらない。」「そんな製品はうちでは使わないから来なくていいよ忙しいから」と言われてしまう事が多いです。

しかし、電話で詳しく内容を聞きたがる方もいらっしゃいます。その時は情報をもう少しだけ小出しにして、「電話でお話しすると長くなってしまうので、少しだけお時間を頂いてご説明にお伺いさせてください。」と押し切りましょう。それでもしつこく聞いてくるようならすべてを話してお客様が会いたいか、会いたくないかの判断を委ねましょう。

アポの日時はお客様に合わせて提示のしかたを変えよう

晴れて会いたいと言ってもらえたら、次はお伺いする日時を決める事になりますが
日時の決め方はお客様の性格や状況に合わせて決めましょう。
大まかに別けると以下のように分けられる思います。

①この人とはどうしてもお会いしたいという方

こういう方には完全に相手の都合に合わせましょう。どうしても会いたいと思っているのに、「この日とこの日は予定が会って無理です」というのはナンセンスです。相手の時間を頂くという考えを忘れてはいけません。それがどうしても会いたいと思う人なら尚更です。

相手が「いつでも大丈夫だから、そちらに合わせるよ」と言ってもらえれば3つ程候補日をあげればいいと思います。

②会う時間はいつでもいいという方

こういう方はこちらの都合で決めてしまいましょう。3日のAM、5日のPM、7日の終日なら現在空いていますが如何ですか?などと相手に選んでもらえばいいと思います。

③凄く忙しくて会う日時が限られているという方

忙しくて時間が限られている方も①と同じように相手に任せましょう。例えば「今月中ならいつが空いていますか?」や「来月はいつなら空いてますか?」と相手のスケジュールを聞いてこちらが合わせるというスタンスでアポを決めればいいと思います。

中には会ってやるのに、なんでお前の都合で日時を決めなければならないんだという方がいらっしゃいます。

なので最初のスタンスは「今週と来週でお時間を頂ける日はございますか」と聞けば当たり障りはないと思います。

まとめ

今回はアポの必要性とアポの取り方についてお話しさせて頂きました。最後に今回の記事大切な部分をまとめます。

今回の記事のポイント!
①アポは必ずとる
②お客様と会うという事はお客様の貴重な時間を頂いているという認識する。
③アポを取るときは会う事で有益な情報が得られると思わせる事が大切。

この3つを抑えておけば大丈夫だと思います。アポを取って会いに行くだけが営業の仕事ではありません。お会いして次のアポにつなげる事が一番大切なことですが、一番難しいことでもあります。この事については機会があればお話しさせて頂ければと思います。

散々偉そうに書いてきましたが、私も今でもアポ取りは緊張するし失敗することもいっぱいあります。その失敗の中から学び次のアポにつなげています。

失敗を恐れずにどんどんアポを取って失敗してもめげずに失敗から学んでいく姿勢が大切だと思いながら今でもアポを取り続けていってください。

私のこの経験がアポを取ることに苦手意識を持っている方のヒントになれたら嬉しいです。

今回も最後まで読んで頂きありがとうございました。

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この記事を書いた人

アキト
アキトファイナンシャルプランナー
保険代理店業を経営しているファイナンシャルプランナーのアキトです。
経営をしてみたいと脱サラをして経営者になりました。
保険に関する情報や知識、これまで営業マンとして培ってきた
技術や経験などをブログにしています。

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